L'évaluation fournisseurs dans les marchés : l'exemple américain

publié le 27 déc. 2013 à 03:38 par Ludovic Myhié   [ mis à jour : 28 déc. 2013 à 08:18 ]
Bien que les pratiques d’autres pays ne puissent être dupliquées en raison de différence de réglementation, il peut être intéressant de s’en imprégner pour en tirer parti.

Concernant l’achat public américain, l’évaluation des fournisseurs détient une place importante. En effet, le Federal Acquisition Streamlining Act (FASA) – 1994, indique expressément que la performance d’un fournisseur dans l’exécution du contrat est l'un des éléments pouvant être pris en compte dans l'attribution des marchés (« Past contract performance of an offeror is one of the relevant factors that a contracting official of an executive agency should consider in awarding a contract”).

Dans cette optique, une base de données en ligne a été mise en place par le gouvernement américain (PRIRS – past performance information retrieval system) visant à consolider au sein d’une base unique toutes les « score card » (fiche d’évaluation) de chaque fournisseur, pour tout contrat dépassant 100 000 $.

Sur la prise en compte de ces évaluations, il est indiqué aux agents que l’utilisation du critère de performance passée doit être pondéré par son intérêt (complexité, caractère répétitif de l’achat etc…)

Comment fonctionne le système ?

Le système, automatisé, est basé sur un formulaire avec une échelle de notation à 5 niveaux (allant de non satisfaisant à exceptionnel).

4 facteurs sont pris en comptes :

-        La performance technique : 

o   Exceptionnel : atteint toutes les performances prévues au contrat et au-delà (+ 20% ou + ) ; difficultés uniquement mineures ; actions efficientes en matière de règlement des  difficultés ; mécanisme d’amélioration de la performance en continue/ haute qualité permanente

o   Très bon : atteint toutes les performances prévues au contrat et au-delà (+ 5% et – de 20%) ; difficultés uniquement mineures ;  actions efficientes en matière de règlement des difficultés

o   Satisfaisant : atteint uniquement les performances prévues au contrat (+ 0%) ; actions satisfaisantes en matière de règlement des difficultés

o   Peu satisfaisant : certaines performances prévues au contrat ne sont pas atteintes ; des difficultés sérieuses rencontrées ; inefficacité en matière de règlement des difficultés

o   Non satisfaisant : majorité des performances prévues au contrat ne sont pas atteintes 

-        Le contrôle des coûts :

o   Exceptionnel : réduction  importantes des coûts tout en atteignant toutes les attentes contractuelles ;  apporte de la valeur et des techniques innovantes ; trouve des solutions aux difficultés financières/ actions correctives facilitant la réduction des coûts

o   Très bon : réduction  des coûts tout en atteignant toutes les attentes contractuelles ; apporte de la valeur et des techniques innovantes ; trouve des solutions aux difficultés financières/ actions correctives facilitant la réduction des coûts

o   Satisfaisant : respecte le prix prévu tout en atteignant toutes les attentes contractuelles

o   Peu satisfaisant : Dépasse l’estimation des coûts/ coûts prévus ; actions correctives inadéquates/ pas de techniques innovantes permettant de respecter les coûts prévus

o   Non satisfaisant : augmentation importante des coûts ;

-        Gestion du planning

o   Exceptionnel : Dépassement importants des délais et pertinent pour l’administration, résout  rapidement et efficacement

o   Très bon : dans les temps/ certaines prestations réalisés plus rapidement

o   Satisfaisant : respecte les délais, difficultés mineures sans effet sur le planning

o   Peu satisfaisant : quelques retards, pas d’actions correctives

o   Non satisfaisant : nombreux retards, impact négatif sur les coûts ; rupture d’approvisionnements ; actions correctives non effectives ; reprise peu probable

-        Relations commerciales

o   Exceptionnel : hautement professionnel/pro actif/ réaction permanente ; dépasse notablement les attentes ; satisfaction utilisateurs très importante ; demande d’adaptation au fournisseur limitée, gestion anticipée de toute proposition ; dépasse les objectifs en matière de sous-traitance

o   Très bon : professionnel/réactif/dépasse les atteintes/les utilisateurs satisfaits/ changements limités de la proposition initiale, gestion anticipée de toute proposition ; dépasse  les objectifs en matière de sous-traitance

o   Satisfaisant : professionnel/réactif/atteint les attentes/les utilisateurs relativement satisfaits/ demande d’adaptation au fournisseur  limitée, gestion anticipée de toute proposition ; atteint  les objectifs en matière de sous-traitance

o   Peu satisfaisant : peu professionnel/peu réactif/atteint les attentes/les utilisateurs peu satisfaits/ pas d’effort pour améliorer la relation/ demande d’adaptation au fournisseur  et non pertinente ; pas de gestion de l’anticipation; n’atteint pas les objectifs en matière de sous-traitance

o   Non satisfaisant : pas coopératif, réponses non pertinentes ; utilisateurs insatisfait/ incapable d’améliorer la relation ; significativement en dessous des objectifs fixés en matière de sous-traitance ; demande d’adaptation au fournisseur  importante due à un manque de pilotage ; pas de gestion de l’anticipation

Dans ce système, une question peut se poser. Comment faire lorsqu’une entreprise n’a aucune expérience ? L’administration américaine considère que ce cas est au final assez rare, l’entreprise ayant le plus souvent au moins des personnels ayant eu eux même une expérience à faire valoir. Dans ce cas, l’appréciation est laissée à la discrétion des acheteurs mais tout doit être bien indiqué aux candidats. A cet égard, l’ensemble des critères précités sont communiqués aux titulaires, ceux-ci sachant que ce contrat, comme tout contrat auprès de l’administration, aura une évaluation répertoriée dans une base de données interconnectée et pouvant être prise en compte pour l’attribution des marchés. Enfin, l’évaluation doit pouvoir faire l’objet d’un examen contradictoire (le risque contentieux n’est pas écarté).

Si cette pratique reste difficilement transposable en France, l’éviction d’un candidat au regard de ses mauvaises exécutions précédentes étant relativement complexe à mettre en œuvre et la valorisation ou dégradation de la note pour l'heure illégale, elle démontre néanmoins ce qui peut être mis en place en la matière ; l’administration américaine considérant ce système comme une garantie de « best value » pour le contribuable. Certains universitaires américains demandent à ce que cette base de donnée soit ouverte aux contribuables afin que ceux-ci puissent s’assurer de l’usage des deniers publics (la base n’étant accessible qu’aux acheteurs à ce jour - ex : Mishory, Eliezer, Transparency and Information Asymmetry: A Theoretical Model of Transparency in Government Procurement (December 8, 2013)). 

Sur ce sujet, par rapport à l’achat privé, une politique d’achat public doit viser à la performance des services publics.  Or il est vrai qu’en France, l’aspect communication au public du bon usage de l’argent public à travers des illustrations concrètes de stratégies achats performantes est rarement exploité (même si cela commence, il est plus répandu de voir dans les journaux des exemples de mauvais usage). La recherche de démonstration de valeur conduira certainement les directions Achats publiques à développer cet aspect communication/transparence autour des gains économiques mais aussi sur la performance des fournisseurs (pensons par exemple aux trophées fournisseurs parfois mis en place).

Pour en revenir à l’intégration de l’évaluation fournisseur dans la sélection des candidats, le projet de directive de 2011 apporte de nouvelles perspectives  en indiquant« Les motifs d’exclusion des candidats et des soumissionnaires ont été revus et précisés. Les pouvoirs adjudicateurs seront habilités à exclure les opérateurs économiques chez lesquels des défaillances graves ou persistantes ont été constatées lors de l’exécution de marchés antérieurs. La proposition prévoit aussi la possibilité de mesures internes d’assainissement: les pouvoirs adjudicateurs peuvent accepter des candidats ou des soumissionnaires tombant pourtant sous le coup d’un motif d’exclusion si ceux-ci ont pris des mesures appropriées pour remédier aux conséquences du comportement illicite en cause et prévenir efficacement la répétition de ce comportement. » .

L’article 55 du projet de directive prévoyait en son article 55. 1 – «  Est exclu de la participation à un marché public tout candidat ou soumissionnaire ayant fait l'objet d'une condamnation prononcée par un jugement définitif pour l'une des raisons suivantes: […](d) l'opérateur économique a omis de satisfaire, de manière grave ou persistante, aux obligations de fond qui lui incombaient dans le cadre de l'exécution d'un ou de plusieurs marchés antérieurs de même nature conclus avec le même pouvoir adjudicateur. Pour l'application du motif d'exclusion visé au premier alinéa, point d), les pouvoirs adjudicateurs prévoient une méthode d'évaluation de l'exécution du marché qui se fonde sur des critères objectifs et mesurables et est appliquée d'une manière systématique, cohérente et transparente. Toute évaluation des performances est communiquée à l'adjudicataire concerné, qui a la faculté de s'y opposer et d'obtenir une protection juridictionnelle. »

Ce projet de directive ne conçoit donc pour le moment qu’une logique d’exclusion au stade de la candidature mais pas de bonus/malus en critère de notation des offres.

Si tout ceci est effectivement transposé (transposition apparemment prévue pour 2014/2015), la mise en place d’un système de type américain ne pourrait en tant que tel être mis en oeuvre ; au mieux en interne afin d'avoir une vision dynamique du panel fournisseurs ou à titre contractuel pour l'application des pénalités ou bonus / malus. Il reste pourtant essentiel de piloter la relation fournisseurs, afin notamment rendre compte de la performance achat, de dégager une forte valeur ajoutée par les actions mises en oeuvre (et de pouvoir la démontrer) mais aussi de pour définir des stratégies achats pertinentes sur les segments récurrents et anticiper les risques.

Acheteurs-publics.com traite ce sujet sous trois angles :

-        Evaluation de la performance fournisseurs

-        Clauses relatives au contrôle et à l’évaluation du titulaire

-        Le régime juridique autour de la prise en compte de la mauvaise exécution du marché

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