Le point sur une année d'externalisation des marchés publics

publié le 12 sept. 2018 à 05:12 par Ludovic Myhié   [ mis à jour : 14 sept. 2018 à 01:26 ]

Depuis plus d’une année, Pyxis Support a développé une offre spécifique d’externalisation des marchés publics vous permettant de surmonter vos problématiques de ressources, de charges ou de structuration de votre fonction marché. Sur l’ensemble des segments d’achat, qu’ils soient de fournitures, services ou travaux, nous intervenons en renfort de vos équipes pour un ou plusieurs de vos marchés à lancer.

 

Externalisation des marchés publics, de quoi parle-t-on ?

Interventions ponctuelles ou récurrentes, à géométrie variable en fonction des besoins et du budget de nos clients, l’externalisation peut comprendre l’appui à la définition du besoin, la rédaction des pièces contractuelles ou techniques, la réalisation des mesures de publicité, le suivi de procédure de passation, la négociation jusqu’aux opérations de notification du marché.

 

Quelques retours d’expérience par typologie de clients 

Etablissement public national

Confronté à un changement de statut et face à la nécessité de mettre en conformité les procédures de passation des contrats, cet organisme a sollicité Pyxis Support afin de disposer d’une prestation en trois temps :

-      Diagnostic de l’organisation achat et des modalités de passation de commande ;

-      Mise en place de processus et circuits de validation appropriés vis à vis des règles de la commande publique et formation du personnel (juristes et opérationnels) ;

-      Rédaction des marchés y compris conseil pour la stratégie d’achat et la rédaction des pièces techniques et financières.

 

Notre intervention a notamment porté sur les achats suivants :

-       Hors Prod - Organisation d’événements (y compris hébergement, restauration, déplacements) (procédure formalisée)

-       SI/IT - Accord-cadre de développements logiciels et marchés subséquents associés (procédure formalisée)

-       SI/IT - Externalisation d’un processus de certification (procédure adaptée)

-       SI/IT - Acquisition d’un système de visio conférence (procédure adaptée)

-       Hors Prod - Enquêtes qualitatives (procédure adaptée)

-       Hors Prod - AMO pour accompagnement RH (procédure adaptée)

Centre Hospitalier 

Devant la nécessité de devoir relancer des marchés déjà existants arrivant à échéance, un Centre Hospitalier ne disposant plus des ressources en interne (mobilité, arrêt maladie) s’est trouvé dans l’incapacité de produire dans les délais nécessaires les pièces contractuelles nécessaires pour assurer la publication des DCE et la continuité du service public.

La mission de Pyxis Support s’est focalisée sur l’optimisation des procédures de passation et la rédaction des DCE correspondant pour assurer au Centre Hospitalier de disposer de contrats opérationnels dès la date d’échéance des marchés en cours. Hors le respect de cet objectif, notre intervention a également permis d’identifier des pistes non négligeables d’optimisation de la qualité des prestations à isopérimètre financier.

 

Marchés traités :

-       Hors Prod - Prestations de transports divers (échantillons sanguins…) (procédure adaptée)

-       Hors Prod - Maintenance de l’unité de production culinaire (procédure adaptée)

-       Hors Prod - Entretien des locaux (dératisation, lutte anti-pigeons, désinsectisation) (procédure adaptée)

Collectivité locale

Une collectivité locale souhaitait lancer plusieurs marchés de travaux relatifs à divers aménagements urbains d’urgence. Sa Direction de la commande publique ne pouvant assumer la charge de la passation de ces marchés non programmés, Pyxis Support a été mandaté pour assurer la rédaction des DCE sous 48 heures sur la base de l’expression de besoin des services techniques de la collectivité.

 

Notre organisation en pôle de spécialités nous a permis de remettre les DCE commandés dans les délais et en qualité pour les achats suivants :

-       Travaux - Travaux d’assainissement en parties privées (procédure adaptée)

-       Travaux - Travaux de mise en accessibilité d’un complexe sportif (procédure formalisée)

-       Travaux - Travaux d’entretien de voirie (procédure formalisée)

Bailleur social

Conséquence d’une réorganisation et d’une fusion de plusieurs filiales au sein d’un établissement unique, le service marché récemment créé s’est retrouvé contraint de conclure de nombreux marchés transverses d’usage central et déconcentré dans un laps de temps particulièrement limité au regard du retard déjà pris.

 

Notre intervention comprend la rédaction des DCE et l’appui dans la rédaction de cahiers des charges dans des domaines variés :

-       SI/IT - Acquisition d’un logiciel CRM (procédure formalisée)

-       SI/IT - Acquisition d’un logiciel GRC (procédure formalisée)

-       SI/IT - Acquisition d’un logiciel BPM (procédure formalisée)

-       SI/IT - Téléphonie sur IP (procédure formalisée)

-       SI/IT - Acquisition de solution d’impression (procédure formalisée)

-       SI/IT - Acquisition de postes de travail informatiques (procédure formalisée)

-       Hors Prod - Location longue durée de véhicules (procédure formalisée)

-       Hors Prod - Titres repas (procédure formalisée)

-       Hors Prod - Agence de voyage (procédure formalisée)

-       Hors Prod - Assurances mutuelles et prévoyance (procédure formalisée)

-       Hors Prod - Gardiennage de locaux (procédure adaptée)

-       Hors Prod - Mise en place d’un call center pour la gestion des appels clients (procédure formalisée)

-       Hors Prod - Archivage de documents (procédure formalisée)

-       Hors Prod - AMO déménagement (procédure adaptée)

-       Travaux / PI - Maîtrise d’œuvre pour aménagement de locaux à usage de bureaux (1M €)

-       Travaux / PI - Marchés de travaux d’aménagement de locaux à usage de bureaux (12 M €)

Etablissement de recherche

Devant la nécessité de se mettre en conformité avec les règles des marchés publics, cet établissement a retenu Pyxis Support pour se mettre en conformité sur les marchés à lancer en réponse aux besoins urgents (rédaction et passation) mais aussi pour structurer sa fonction achats / marchés publics (processus et règles internes, documentation…).

 

Nous avons ainsi rédigé divers DCE et piloté les procédures de passation associées :

-       Travaux - Construction d’une plateforme technique (3,5 M €)

-       Travaux/PI - Maîtrise d’œuvre pour aménagement de locaux à usage de bureaux (procédure adaptée)

-       Travaux - Remplacement d’une chaufferie pour un centre de recherche (350k €)

-       Travaux - Construction d’une plateforme de stockage de matières premières (procédure adaptée)

-       Travaux - Construction d’une serre (procédure adaptée)

-       Travaux - Travaux d’aménagement d’un laboratoire de recherche (procédure adaptée)

-       Travaux - Désamiantage de toiture (procédure adaptée)

-       Hors Prod - Impression de documents de certification (400k €)

-       Hors Prod - Organisation d’événement (procédure adaptée)

-       Travaux/SI - Remplacement d’un système d’irrigation et du logiciel de pilotage (800k €)

-       SI/IT - Accord-cadre de développements informatiques (200k €)

Port maritime

Un port maritime majeur d’Europe a enclenché une procédure de mise en concurrence pour un marché de maîtrise d’œuvre destiné à concevoir et suivre les travaux de réaménagement du principal terminal du port. Devant la complexité de la procédure retenue et les difficultés liées à la définition de clauses contractuelles à même de sécuriser les risques de l’opération, Pyxis Support a été retenu pour établir un diagnostic stratégique de la procédure retenue et étudier des éventuels scénarios alternatifs, identifier les risques contractuels liés au contrat de maîtrise d’œuvre et définir des solutions de couverture appropriées pour permettre au Port de piloter au mieux son prestataire.

Notre intervention a permis de :

-      Valider le type de procédure de mise en concurrence à mettre en œuvre après une analyse multi-critères et multi-scénarios ;

-       Identifier les risques contractuels du marché de maîtrise d’œuvre au regard des besoins spécifiques du Port ;

-   Rédiger l’intégralité du DCE y compris les pièces techniques et financières en intégrant les solutions de couverture des risques contractuels ;

-      Créer des conditions favorables pour le maître d’ouvrage pour aborder les négociations avec les candidats sélectionnés.

 

Quels enseignements : des clients 100% satisfaits et nous recommandant

 

La combinaison de nos expertises sectorielles internes et notre expérience spécifique des marchés publics nous permet de livrer des DCE alignés sur le régime des marchés publics résultant de l’ordonnance 2015-899 et du décret 2016-360 et prenant en compte vos objectifs de gains achat, dans un délai compatible avec vos impératifs, par exemple de 48 heures à compter de la réception de l’expression de besoins.

 

100% de satisfaction dans des délais contraints, telle est la prouesse de toute l’équipe de Pyxis Support.

 

 

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