Depuis plus d’une année, Pyxis
Support a développé une offre spécifique d’externalisation des marchés publics
vous permettant de surmonter vos problématiques de ressources, de charges ou de
structuration de votre fonction marché. Sur l’ensemble des segments d’achat,
qu’ils soient de fournitures, services ou travaux, nous intervenons en renfort
de vos équipes pour un ou plusieurs de vos marchés à lancer.
Externalisation des marchés publics, de quoi parle-t-on ?
Interventions ponctuelles ou
récurrentes, à géométrie variable en fonction des besoins et du budget de nos
clients, l’externalisation peut comprendre l’appui à la définition du besoin, la
rédaction des pièces contractuelles ou techniques, la réalisation des mesures
de publicité, le suivi de procédure de passation, la négociation jusqu’aux
opérations de notification du marché.
Quelques retours d’expérience par typologie de clients
Etablissement public national
Confronté à un changement de
statut et face à la nécessité de mettre en conformité les procédures de
passation des contrats, cet organisme a sollicité Pyxis Support afin de
disposer d’une prestation en trois temps :
- Diagnostic
de l’organisation achat et des modalités de passation de commande ;
- Mise
en place de processus et circuits de validation appropriés vis à vis des règles
de la commande publique et formation du personnel (juristes et
opérationnels) ;
- Rédaction
des marchés y compris conseil pour la stratégie d’achat et la rédaction des
pièces techniques et financières.
Notre intervention a notamment
porté sur les achats suivants :
- Hors
Prod - Organisation d’événements (y compris hébergement, restauration,
déplacements) (procédure formalisée)
- SI/IT
- Accord-cadre de développements logiciels et marchés subséquents associés
(procédure formalisée)
- SI/IT
- Externalisation d’un processus de certification (procédure adaptée)
- SI/IT
- Acquisition d’un système de visio conférence (procédure adaptée)
- Hors
Prod - Enquêtes qualitatives (procédure adaptée)
- Hors
Prod - AMO pour accompagnement RH (procédure adaptée)
Centre Hospitalier
Devant la nécessité de devoir
relancer des marchés déjà existants arrivant à échéance, un Centre Hospitalier
ne disposant plus des ressources en interne (mobilité, arrêt maladie) s’est
trouvé dans l’incapacité de produire dans les délais nécessaires les pièces
contractuelles nécessaires pour assurer la publication des DCE et la continuité
du service public.
La mission de Pyxis Support s’est
focalisée sur l’optimisation des procédures de passation et la rédaction des
DCE correspondant pour assurer au Centre Hospitalier de disposer de contrats
opérationnels dès la date d’échéance des marchés en cours. Hors le respect de
cet objectif, notre intervention a également permis d’identifier des pistes non
négligeables d’optimisation de la qualité des prestations à isopérimètre
financier.
Marchés traités :
- Hors
Prod - Prestations de transports divers (échantillons sanguins…)
(procédure adaptée)
- Hors
Prod - Maintenance de l’unité de production culinaire (procédure adaptée)
- Hors
Prod - Entretien des locaux (dératisation, lutte anti-pigeons,
désinsectisation) (procédure adaptée)
Collectivité locale
Une collectivité locale
souhaitait lancer plusieurs marchés de travaux relatifs à divers aménagements
urbains d’urgence. Sa Direction de la commande publique ne pouvant assumer la
charge de la passation de ces marchés non programmés, Pyxis Support a été
mandaté pour assurer la rédaction des DCE sous 48 heures sur la base de
l’expression de besoin des services techniques de la collectivité.
Notre organisation en pôle de
spécialités nous a permis de remettre les DCE commandés dans les délais et en
qualité pour les achats suivants :
- Travaux
- Travaux d’assainissement en parties privées (procédure adaptée)
- Travaux
- Travaux de mise en accessibilité d’un complexe sportif (procédure formalisée)
- Travaux
- Travaux d’entretien de voirie (procédure formalisée)
Bailleur social
Conséquence d’une réorganisation
et d’une fusion de plusieurs filiales au sein d’un établissement unique, le
service marché récemment créé s’est retrouvé contraint de conclure de nombreux
marchés transverses d’usage central et déconcentré dans un laps de temps
particulièrement limité au regard du retard déjà pris.
Notre intervention comprend la
rédaction des DCE et l’appui dans la rédaction de cahiers des charges dans des
domaines variés :
- SI/IT
- Acquisition d’un logiciel CRM (procédure formalisée)
- SI/IT
- Acquisition d’un logiciel GRC (procédure formalisée)
- SI/IT
- Acquisition d’un logiciel BPM (procédure formalisée)
- SI/IT
- Téléphonie sur IP (procédure formalisée)
- SI/IT
- Acquisition de solution d’impression (procédure formalisée)
- SI/IT
- Acquisition de postes de travail informatiques (procédure formalisée)
- Hors
Prod - Location longue durée de véhicules (procédure formalisée)
- Hors
Prod - Titres repas (procédure formalisée)
- Hors
Prod - Agence de voyage (procédure formalisée)
- Hors
Prod - Assurances mutuelles et prévoyance (procédure formalisée)
- Hors
Prod - Gardiennage de locaux (procédure adaptée)
- Hors
Prod - Mise en place d’un call center pour la gestion des appels clients
(procédure formalisée)
- Hors
Prod - Archivage de documents (procédure formalisée)
- Hors
Prod - AMO déménagement (procédure adaptée)
- Travaux
/ PI - Maîtrise d’œuvre pour aménagement de locaux à usage de bureaux (1M €)
- Travaux
/ PI - Marchés de travaux d’aménagement de locaux à usage de bureaux (12 M €)
Etablissement de recherche
Devant la nécessité de se mettre
en conformité avec les règles des marchés publics, cet établissement a retenu Pyxis
Support pour se mettre en conformité sur les marchés à lancer en réponse aux
besoins urgents (rédaction et passation) mais aussi pour structurer sa fonction
achats / marchés publics (processus et règles internes, documentation…).
Nous avons ainsi rédigé divers
DCE et piloté les procédures de passation associées :
- Travaux
- Construction d’une plateforme technique (3,5 M €)
- Travaux/PI
- Maîtrise d’œuvre pour aménagement de locaux à usage de bureaux (procédure
adaptée)
- Travaux
- Remplacement d’une chaufferie pour un centre de recherche (350k €)
- Travaux
- Construction d’une plateforme de stockage de matières premières (procédure
adaptée)
- Travaux
- Construction d’une serre (procédure adaptée)
- Travaux
- Travaux d’aménagement d’un laboratoire de recherche (procédure adaptée)
- Travaux - Désamiantage de toiture (procédure adaptée)
- Hors
Prod - Impression de documents de certification (400k €)
- Hors
Prod - Organisation d’événement (procédure adaptée)
- Travaux/SI
- Remplacement d’un système d’irrigation et du logiciel de pilotage (800k €)
- SI/IT
- Accord-cadre de développements informatiques (200k €)
Port maritime
Un port maritime majeur d’Europe
a enclenché une procédure de mise en concurrence pour un marché de maîtrise
d’œuvre destiné à concevoir et suivre les travaux de réaménagement du principal
terminal du port. Devant la complexité de la procédure retenue et les
difficultés liées à la définition de clauses contractuelles à même de sécuriser
les risques de l’opération, Pyxis Support a été retenu pour établir un
diagnostic stratégique de la procédure retenue et étudier des éventuels
scénarios alternatifs, identifier les risques contractuels liés au contrat de
maîtrise d’œuvre et définir des solutions de couverture appropriées pour
permettre au Port de piloter au mieux son prestataire.
Notre intervention a permis
de :
- Valider
le type de procédure de mise en concurrence à mettre en œuvre après une analyse
multi-critères et multi-scénarios ;
- Identifier
les risques contractuels du marché de maîtrise d’œuvre au regard des besoins
spécifiques du Port ;
- Rédiger
l’intégralité du DCE y compris les pièces techniques et financières en
intégrant les solutions de couverture des risques contractuels ;
- Créer
des conditions favorables pour le maître d’ouvrage pour aborder les
négociations avec les candidats sélectionnés.
Quels enseignements : des clients 100% satisfaits et nous
recommandant
La combinaison de nos expertises sectorielles
internes et notre expérience spécifique des marchés publics nous permet de
livrer des DCE alignés sur le régime des marchés publics résultant de
l’ordonnance 2015-899 et du décret 2016-360 et prenant en compte vos objectifs
de gains achat, dans un délai compatible avec vos impératifs, par exemple de 48
heures à compter de la réception de l’expression de besoins.
100% de satisfaction dans des délais
contraints, telle est la prouesse de toute l’équipe de Pyxis Support.
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