Conservation et archivage des données relatives aux marchés publics : nouveaux documents à l’attention des acheteurs

publié le 16 févr. 2021, 00:18 par Julien GOUSSOT

« Avec la dématérialisation, on va récupérer de la place dans les locaux avec tout ce papier en moins ! ». Ça vous rappelle quelque chose ?

La conservation numérique, ou archivage intermédiaire, des documents relatifs à la commande publique avant leur versement aux services d’archives publiques compétents, a en effet été mise en avant au lancement de la dématérialisation mais a depuis été laissée de côté.

Trop souvent encore, « dématérialisation », dans le vocable « marchés », renvoie uniquement à la dématérialisation de la procédure de passation. On a tendance à oublier que le chantier de la dématérialisation concerne un spectre bien plus large, passant par l’exécution des marchés (modifications en cours d’exécution, exécution financière, échanges entre les partie etc.) jusqu’à la conservation et l’archivage des données de la commande publique.

Afin d’aider les acheteurs dans leurs démarches de conservation/archivage des données « marchés publics », deux documents ont été mis à disposition au mois de Janvier par le Service interministériel des archives de France (SIAF). Ce service de l’État est chargé de concevoir et contrôler la politique de collecte et d’accès aux archives. C’est lui qui fixe le cadre normatif dans la matière et en assure sa mise à jour, ses évolutions.

·        Le premier document proposé par le SIAF est le « Cycle de vie des documents issus des marchés publics – Référentiel de conservation » accessible ici.

Ce document constitue une base à destination des acheteurs publics, invités à définir leurs politiques et modalités d’archivage « sûres et probantes » de ces données marchés. Il n’est pas spécifique à la conservation et à l’archivage numérique des documents et s’applique dès lors aux dossiers 100% papiers et aux dossiers « hybrides » (mi-dématérialisation/mi-papier) que les acheteurs connaissent depuis la dématérialisation des procédures de consultation des marchés publics.  

Ce document opère des rappels de définitions au rang desquelles on trouve évidemment celle « d’archives publiques ».

Ainsi l’article L211-4 du Code du Patrimoine indique que cette expression désigne « tous les documents qui procèdent de l’activité de l’État, des Collectivités Territoriales, des Établissements Publics et autres personnes morales de droit public », mais aussi « les documents qui procèdent de la gestion d’un service public ou de l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé. Par conséquent, tous les documents produits (ou reçus) dans le cadre d’une procédure de marché public par ces acteurs, ont le statut « d’archives publiques ».

On y retrouve également un rappel sur les Durée d’Utilité Administrative (DUA) des documents marchés.

La règle « générale » veut que cette conservation par l’acheteur soit de :

·        5 ans à compter de la date de notification du marché pour les pièces relatives à la procédure de passation, les candidatures et offres non-retenues

·        10 ans à compter de la date de fin d’exécution du marché pour les pièces relatives à la procédure d’exécution considérées comme des pièces constitutives du marchés entrant dans le cadre des pièces justificatives comptables.

(Ces délais prennent notamment en compte le délai de prescription en matière d’action en déclaration de gestion de fait et l’engagement possible de la responsabilité du constructeur dans le cadre de la garantie décennale pour les marchés de travaux.)

Le SIAF invite cependant les acheteurs à porter une attentions particulière à plusieurs situations dans le cadre de la détermination/rédaction de leur politique d’archivage pouvant les conduire à augmenter cette durée de conservation des documents avant versement aux archives publiques :

·        Pour les marchés publics cofinancés sur des fonds structurels européens (comme le FEDER par exemple)

Les pièces qui composent ces marchés sont aussi des pièces justificatives pouvant être mises à disposition de la Commission Européenne et de la Cour des Comptes Européenne dans un délai :

-        De 2 ans pour les montants de dépenses éligibles inférieurs à 1 million d’euros

-        De 3 ans pour les montants de dépenses éligibles supérieurs à 1 million d’euros

Ces délais courent à compter du 31/12 suivant la présentation des comptes dans lesquels figurent les dépenses du marché public concerné. Or, la présentation des comptes peut intervenir dans un laps de temps plus ou moins long après la clôture du marché, entrainant ainsi des durées de conservation qui pourraient être supérieures à celles définies pour les pièces de marchés passés sur des fonds exclusivement français.

·       Influence de la loi de février 2017 portant réforme de la prescription en matière pénale : qui a doublé les délais, passant de 3 à 6 ans pour les délits (comme le délit de favoritisme, la prise illégale d’intérêt) et de 10 à 20 ans pour les crimes (comme le faux en écriture publique) à compter du jour de commission de l’infraction.

En raison de ces nouveaux délais de prescription, et dans l’hypothèse de poursuites, l’acheteur public est invité à s’interroger sur l’allongement la durée de conservation qu’il met en place concernant ses documents marchés.

·        Même interrogation s’agissant des marchés susceptibles de comporter des risques environnementaux ou des risques pour la santé publique.

Depuis l’entrée en vigueur de la loi du 08 aout 2016 « pour la reconquête de la biodiversité, de la nature et des paysages », le Code de l’Environnement, dans son article L152-1 dispose : « les obligations financières liées à la réparation des dommages causés à l’environnement par les installations, travaux, ouvrages et activités régis par le présent code se prescrivent par dix ans à compter du jour où le titulaire de l’action a connu ou aurait dû connaitre la manifestation du dommage ».

·        Cas particulier des marchés comportant des aspects relatifs à la propriété intellectuelle.

Dans les marchés comportant des dispositions relatives à la transmission de droits de Propriété Intellectuelle (PI), l’acheteur doit organiser contractuellement la concession ou cession de ces droits. Dès lors, la conservation des documents marchés doit obéir à la durée des droits obtenus par l’acheteur.

Or, la durée légale des droit d’auteur est de 70 ans à compter du décès de l’auteur ou décès du dernier vivant des collaborateurs. Ainsi il est suggéré une durée de conservation de 140 ans à compter de la concession ou cession des droits…. Ce qui est dans les faits très problématique et risqué pour garantir la bonne conservation dans les structures ! Ces marchés nécessitent dès lors des analyses au « cas par cas » pour identifier les marchés sans risques pouvant être conservés classiquement selon les délais de 5 et 10 ans et les marchés nécessitant une adaptation de la durée de conservation.

A l’issue de la durée de conservation par l’acheteur, les documents sont soit éliminés, soit confiés au service d’archives publiques compétent pour conservation à des fins historiques, mémorielles et patrimoniales.

Les annexes de ce référentiel détaillent les typologies de documents concernés, les DUA associées, leur sort final (destruction ou archivage) et des observations.

 

En plus de ce document, un guide dédié à l’archivage numérique de la commande publique (accessible ici) a été mis à disposition pour aider les acheteurs à mettre en place leur politique de conservation et archivage des documents marchés.

Plus axé « opérationnels », on y retrouve notamment des conseils comme par exemple la réalisation d’un « état des lieu » ou cadrage, pour aider à définir la politique d’archivage dématérialisé appropriée à sa structure. Cet état des lieux fait intervenir tous les acteurs (service « maitrise d’ouvrage », service informatique, juridique/achats/marchés et archives) et doit reposer sur des éléments comme :

-        L’étude des flux documentaires et leur origine (profil d’acheteur, application comptable, messagerie, fichiers bureautiques, GED etc.)  

-        Durée de conservation de chaque type de document et leur sort final ;

-        Analyse des besoins liés à l’archivage et leurs répercutions (archivage courant ou stockage, archivage intermédiaire, définitif, demandes de consultations etc.

-        Enjeux et contraintes juridiques

-        Formats des documents et pérennité de conservation

-        Les outils mobilisables ou à mobiliser

-        Les moyens humains/organisationnels à solliciter en interne ou externe

Cet état des lieux doit permettre la rédaction de la « politique d’archivage ». Le guide rappelle que la « politique d’archivage » est un document qui engage l’acheteur et est approuvé par ses instances décisionnaires. Il constitue le document le plus important de ceux à produire dans le cadre du respect de la norme NF Z 42-013 « Archivage électronique » publiée par l’AFNOR et destinée aux organismes ou entreprises souhaitant mettre en œuvre des systèmes d’archivage électronique (SAE) dans lesquels ils pourront archiver des documents à l’intégrité préservées, mais aussi aux éditeurs de SAE ou aux tiers archiveurs assurant un service d’exploitation d’un SAE externalisé ou mutualisé.

 

Aujourd’hui on constate que deux scénarios sont majoritairement en place chez les acheteurs :

a)      Leur profil d’acheteur est couplé à une plateforme d’archivage électronique

C’est le cas par exemple des services de l’État qui utilisent le profil d’acheteur PLACE, permettant lui, l’archivage manuel ou automatisé vers la plateforme sécurisée ATLAS, une fois la consultation close. Ainsi les consultations archivées sur ATLAS restent accessibles aux services pendant 10 ans et à terme, pour les dossiers destinés à être conservés, ils sont transférés vers un dernier outil : ADAMANT, la plateforme d’archivage électronique des Archives Nationales.

 

b)     Le recours à une Gestion Electronique des Documents (GED) entre le profil d’acheteur et un SAE.

Dans ce scénario, la GED occupe une place centrale. Elle sert à recevoir une copie des éléments présents sur le profil d’acheteur (qui y restent stockés pour préserver leur force probante) et la GED permet l’utilisation « au quotidien » de ces documents dans les services et sert de canal vers un système d’archivage. Or, cette méthode appelle des remarques et notamment sur la récupération des données et documents laissés sur profil d’acheteur.

En effet, ces documents ne sont pas envoyés automatiquement à une plateforme d’archivage et l’utilisation des documents « copiés » dans la GED conduit un nombre d’acheteurs à ne plus penser aux dossiers restés sur le profil acheteur.

Or, les contrats avec les éditeurs de ces profils d’acheteurs sont conclus pour une durée moyenne de 4 ans, et il faut que l’acheteur en tienne compte en prévision des remises en concurrence, puisqu’il n’a aucune garantie de continuer avec le même titulaire et donc d’avoir à nouveau accès à ses « anciennes » consultations.

Dans l’hypothèse où l’acheteur ne se dote pas d’une solution « clé en main » comme les services de l’ETAT avec la chaine « PLACE – ATLAS – ADAMANT », il faut qu’il prépare ses données à la conservation et à l’archivage.

Pour se faire, il doit alors concevoir une politique d’archivage qui « industrialisera » les transferts de données à archiver pour ne pas avoir à le faire manuellement (au regard du nombres important de pièces/données concernées).

Dès lors, il va lui falloir d’une part, adopter le standard d’échange de données défini par les Archives de France depuis 2006, le SEDA qui permet la normalisation des échanges entre les applications métiers de l’acheteur (productrices des documents et données) et les systèmes d’archivages numériques. D’autre part, créer un ou des profils d’archivage permettant de structurer et d’automatiser ses bordereaux de transferts. Ces réalisations impliquent la détermination des métadonnées pertinentes à identifier/créer, l’élaboration de plans de classements, le recours à des conventions de nommage etc.

Dans l’optique de la mise en place de leur stratégie d’archivage, les acheteurs sont invités à conclure des marchés soit de « recrutement d’une Assistance à Maitrise d’ouvrage préalable à la mise en place d’un système d’archivage électronique » soit d’ « acquisition et le déploiement d’un système d’archivage électronique ».

 

Articles/pages connexes :

Mesures de transparence - Rapport de présentation- Archivage des marchés publics - Acheteurs-Publics (google.com)

Code de la commande publique - Article R 2184-13 - Acheteurs-Publics (google.com)

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